2019年3月度ナレッジファシリテーション実践会にて行った「スマホを仕事に役立てる方法」の開催レポートをお届けします。
今回のコンテンツは以下の通りです。
・ナレッジファシリテーション実践会の主旨説明
・仕事の生産性を高めるためのスマホ活用術
・まとめ＆次回予定
ナレッジファシリテーション実践会の主旨説明
ナレッジファシリテーション実践会は、ナレッジファシリテーションを仕事に活用して成果を創出していきたい方が、ナレッジファシリテーションやナレッジマネジメントの活用を実践トレーニングする場になります。
ナレッジファシリテーションを実際に仕事に活用して、効果のあった実践事例や実践ノウハウを共有していきます。
各種企画業務などの自分の仕事にナレッジファシリテーションを活用する方法（ひとりファシリテーション）や、コンサルティング・コーチング・研修など顧客とのコミュニケーションにナレッジファシリテーションを活用する方法など、実際の業務でのナレッジファシリテーションの有効な活用方法を研究開発して共有していきます。
またナレッジファシリテーションを実践で使い、成果を出すための各種実践トレーニングも行って、ナレッジマネジメント力向上に繋げていくことができます。
ナレッジマネジメントの実践スキルを高めるための主なトレーニングとしては、以下の様なものがあります。
- ナレッジを抽出する基礎力を磨くためのナレッジワークス（本のナレッジを抽出してナレッジシートに纏める）トレーニング
- ナレッジの活用目的やナレッジの対象範囲や整理する各種フレームワークの勉強や活用トレーニング
- 関係者のナレッジを引き出すファシリテーションスキルトレーニング
- ナレッジシート作成スキルトレーニング
- ナレッジを実際の業務運用に落とし込むための実務マニュアル作成スキルトレーニング
- ナレッジを実際の業務で活用するための教育指導力トレーニング
- ナレッジを活用した人の成長や業務成果を診断したり評価するアセスメントトレーニング
などがあります。
ナレッジファシリテーション実践会は、月に１回開催しております。
ナレッジファシリテーター養成講座の受講生を主な受講対象にしていますが、ナレッジファシリテーター養成講座を受講していない方でもご参加頂くことはできます。
知的プロフェッショナルとして成長していきたい方には、ぜひこのナレッジマネジメントスキルを学び、習得していくことをおすすめいたします。
2019年3月度のナレッジファシリテーション実践会では、「仕事の生産性を高めるためのスマホ活用術」についてナレッジ共有を行いました。
仕事の生産性を高めるためのPC＆スマホ活用術
忙しいビジネスパーソンにとって、時間を効果的に活用して仕事の成果に繋げるタイムマネジメントは重要な課題です。
スマホを仕事にうまく活用できると、仕事の生産性が激増することができます。
一方、スマホをゲームやネットサーフィンなどの非生産的なことに使っていては、仕事の生産性の低下に繋がります。
PCやスマホやネットサービスなどのITの活用力が、デジタル時代を生きる私達ビジネスパーソンの仕事の生産性に非常に大きく影響してきます。
PCやスマホなどを仕事に効果的に活用するIT活用力は、私達にとって必要不可欠な非常に重要な身に付けるべきスキルになってきています。
ナレッジファシリテーション実践会では、仕事の生産性を高めるためのPC＆スマホ活用術を体系的に学んでいくことができます。
スマホ活用術のナレッジマネジメントのこれまでの経緯
「スマホを仕事に役立てる方法」について、どういう切り口があるかのテーマ（目的）を整理するナレッジファシリテーションをナレッジファシリテーター養成講座で実施しました。
そして、テーマ（目的）毎に担当を決めて、各担当者が担当パートの「スマホを仕事に役立てる方法」のノウハウを纏めたナレッジシートを作成しました。
今回は、そのナレッジシートをレビューしながら、スマホ活用術の機能的な操作方法などのやり方だけではなく、実際に仕事で活用するとどんなメリットがあるのかの効用的価値を確認したり、今後具体的なマニュアルに落とし込みをしてくための、優先度の高いナレッジの優先順位付けを行いました。
今回は以下の３つのナレッジを共有しました。
①入力スピードを高速化する
②時間管理
③コミュニケーション管理
①スマホの入力スピードを高速化する
①-1.辞書登録を活用する
スマホにも標準機能として、「ユーザー辞書」機能があります。
ユーザー辞書に普段よく使う用語を登録しておくと、入力作業が短縮できて、入力スピードを高速化することができます。
ユーザ辞書機能の利用方法
iPhoneの場合、ユーザ辞書は、設定＞一般＞キーボード＞ユーザ辞書からユーザ辞書登録することができます。
Android端末は、ユーザ辞書登録の手順が異なるので、各自ご確認ください。
おすすめの用語登録方法
ユーザ辞書には、よく使う顧客の名前や定型文章を登録しておくと便利です。
過去の文章を確認すると頻繁に使う用語を確認することができます。
また、ひらがなとカタカナやアルファベットなどの混在語でよく使うものも登録しておくと入力効率が良くなります。
用語登録時に呼び出す文字は、2〜３文字で設定すると良いです。
例）㈱資産工学研究所⇒「しこ」
「※」「ん」「を」「ー」などの普段あまり使わない文字を文頭につけておくと、通常入力と使い分けできます。
（例：「んいつ」⇒「いつもお世話になります。」）
①-2.タイピングスピードを速める
スマホの文字入力は、「フリック入力」を活用するとスピーディに入力することができるようになります。
フリック入力の入力方法は、画面をなでるように緩急組み合わせて指を動かすのがコツです。
フリック入力のやり方の具体的なポイントを解説します。
続け字の要領で動かす
・「草書体」を描く感覚で動かす。
・縦・横と書き順をなぞる。
・途中、タメを生かす。
文字間のジャンプは素早く移動する（画面からあまり指を離さない）
最後の文字にはハネではらう
・フリックの指先は、できるだけ見ないのがコツである。
・同時に、漢字候補一覧を見て、漢字選択を最優先する。（英文字3文字で動作する）
・かな入力は、途中１〜３文字を入力した時点で表示される漢字で決定する。
・フリックストロークは、筆で文字を書くように指を動かす。（あたかも書道のような動き）
・１単語のフリックストロークは、ひと文字を描くイメージで動かす。
フリック入力は、練習していけば上達して使い慣れてきますので、ぜひマスターしていってください。
①-3.音声入力を活用する
スマホでは音声認識精度も高まり、音声入力の活用可能性が広がっています。
音声入力のおすすめの活用方法として、Google検索での音声入力は非常に便利です。
Google検索での音声入力の使い方
Googleで何か情報を検索する時、検索ボックスに文字入力するのではなく、音声入力で情報検索することができます。
移動中などで、手軽に情報検索したい時、音声入力の方が素早く検索することができます。
Googleの検索ボックスにカーソルを合わせると、画面の右下にマイクの文字が表示されますので、そのマイクをクリックすると音声入力モードにすることができます。
②時間管理する
②-1.タスク管理する
自分の仕事（プロジェクト）の目標やその目標達成のためにやるべきことやスケジュールを明確にして、常に確認できるようにしておくことは時間管理の大前提となります。
スマホでも直ぐに仕事のタスクやスケジュールを確認できるようにしておくことが大事になってきます。
スマホでのタスク管理は、todo管理できるアプリが色々ありますので、自分で使い勝手の良いものを選んで、使いこなしていくと良いかと思います。
Googleカレンダーでタスク管理する方法もありますので、Googleカレンダーを重点的に使っている方は、Googleカレンダーでタスク管理とスケジュール管理を併用する方法もあります。
自分の仕事（プロジェクト）の全体的なタスクを俯瞰して確認して、時間配分を考えることが大切です。
複数のプロジェクトやプロジェクトの詳細タスクを網羅的に管理する場合は、Backlogというプロジェクト管理ツールもおすすめです。
タスクを納期に終わらせるために、タスクの納期をあらかじめ通知してくれるリマインダー機能を活用するのもおすすめです。
タスク消化した達成感を味わうこともモチベーションアップに有効です。
自分で使いやすいタスク管理ツールを確保することは非常に重要です。
②-2.スケジュール管理
スケジュール管理では、「行った行動の実績を管理する」と「未来の予定を管理する」の２つの目的があります。
過去の実績管理をしていくことで、自分の時間の使い方を確認でき、時間の使い方の改善に繋げていきやすくなります。
未来の予定を管理しておくことで、約束や納期を忘れず守ることができます。
スケジュール管理は、Google カレンダーがおすすめですが、ご自分で使いなれているアプリがあれば、それでも良いかと思います。
スケジュール管理のコツを以下にまとめておきます。
- カテゴリや色づけ機能で「商談」「顧客対応」「作業」「生活」など分類し、見た目にわかりやすく管理する。
- 年/月/週/日でスケジュールを管理する。
- 1分刻みでスケジュール登録する場合は、時間のダイヤル部分をダブルクリックすることで、5分／1分刻みで設定できます。
- 定期的な予定は「繰り返し」登録する。
- 電車の乗換情報などもカレンダーに登録しておく。
- 乗換案内アプリで経路情報を調べた結果を「カレンダーに送る」機能でカレンダーに経路情報を登録する。
②-3.移動管理
時間の使い方の実績を管理してみるとわかりますが、移動時間にけっこう多くの時間を使っていたりします。
そのため、移動時間を最適化したり、移動時間を効果的に活用することもタイムマネジメントでは大事なポイントになってきます。
最適な移動経路や移動方法を調べるアプリは、しっかりと使いこなせるようになることは大事です。
代表的なアプリとしては、GoogleマップやYahoo!乗換案内などがあります。
経路検索を効率化する
Googleマップでは、自宅や職場などの良く利用する場所はお気に入り設定しておくことで、経路検索のたびに住所を入力する手間を省くことができます。
ストリートビューで実際の風景を確認する
Googleマップのストリートビューの画像では、当該目的地の内部や周辺の様子を下見することもでき、目的地の場所や行き方で迷ったりする無駄を無くすことができます。
目的地の周辺情報を確認しておく
Googleマップで目的地周辺の待ち合わせの前後の時間に使える近隣のカフェ等を見つけておくことで、時間を有効活用できます。
出張時も便利なアプリを使いこなす
出張時などで飛行機、タクシー、ホテルなどを使う場合、アプリから予約することでポイントの貯まるサービスが色々ありますので、特定のアプリやサービスを使い続けたりすると特典等ももらえやすくなります。
飛行機や新幹線なども特典で座席をアップグレードしたりすると、快適にスペースの広い空間で移動時間を有効活用できたりしますので、ポイントを貯める＆使うのポイント活用力も、特に移動の多いビジネスパーソンには大事なスキルになってきます。
③コミュニケーション管理する
③-1.相手の情報を管理する
コミュニケーションでまず大事なのは、相手の情報をしっかりと管理することです。
相手の情報も、最低限の連絡先情報、その人に関する付属情報、その人とのコンタクト履歴などに分けて、情報管理するのがポイントになってきます。
連絡先情報の管理
紙の名刺は、スマホでデジタル管理するのがおすすめです。名刺のデジタル化は、色んなアプリや方法があります。最近おすすめは、LINEが提供する名刺管理アプリです。
名刺を写真で撮影して画像をアプリで送れば、アプリ側でデジタル化して情報管理してくれて大変便利です。
また、最近は、LINEやFacebookメッセンジャーで直接友達登録して、連絡先登録するやり方も増えています。
名刺などもらわずに、アプリで直接登録してしまい、デジタルツールでコミュニケーションを取るのが、デジタル時代の慣習になりつつあります。
LINEやFacebookメッセンジャーはインターネットが繋がっていれば電話も無料で利用できたりします。
人の付属情報
人に紐づく付属情報も効果的に管理していくと、コミュニケーションや人間関係構築に役立ちます。
相手の誕生日、家族構成、経歴、趣味、好きな食べ物、興味のあること等、相手の情報を把握しておけば、タイムリーに質の高いコミュニケーションややりとりできるようになります。
スマホの連絡先のメモ情報などでこうした情報を管理しておくこともできます。
また、別途他のアプリ（Evernoteやメモ等）で個人に紐づく情報を管理しておく方法もあります。
いづれにしても、頭の記憶に頼らず、スマホで情報管理しておくのがおすすめです。
③-2.情報発信する
情報発信していると、色んなコミュニケーションやビジネスチャンスに繋がっていきます。
日頃から情報発信していると、自分の活動や考えや興味や専門性などが伝わり、ビジネスのきっかけなどに繋がっていきます。
情報発信する方法としては、Facebook、Twitter、Instagram等のSNSがあります。
顧客や取引先などの関係者の情報もSNSでチェックしておくと、動向や価値観を把握でき、円滑なコミュニケーションしやすくなります。
③-3.コミュニケーションする
スマホは、色んなコミュニケーション方法がありますが、代表的なものを紹介しておきます。
電話を使う
電話は、やはり大事なコミュニケーションツールになってきます。
電話も、前述の通り、LINEやFacebookメッセンジャーで友達になっておけば、インターネット電話を無料で利用できます。
携帯電話の通話サービスを使わずとも、賢くこうしたサービスを利用すれば、無料もしくは低コストで電話利用でき、通信費を削減できます。
メールを使う
メールもやはり大事なコミュニケーションツールになってきます。
個人用、会社用、その他複数のメールアドレスを利用している場合など、Gmailでメールを一元管理しておくのがおすすめです。
メールの場合は、メッセンジャーやSNSと違い添付ファイルが送れたり、長文を送れたり、過去のやりとりを検索しやすいなどのメリットがあります。
メール検索は、メールの宛先・タイトル・内容のキーワードなどで検索することができます。
検索しやすいように、タイトル表記をルール化したりするのもおすすめです。
また定型文などは、ユーザ辞書登録やテンプレート（雛形）を用意しておくと、メール作成を効率化できます。
メッセンジャーを使う
FacebookメッセンジャーやLINEなどショートメールであれば、形式ばらずに会話調でやりとりでき、スピーディーにコミュニケーションできたり、感情を伝えたりすることもできます。スタンプ等も活用できます。
チャットを使う
チャットも、デスクワークしながらでも、気軽にコミュニケーションできたり、形式ばらずに会話調でやりとりでき、スピーディーにコミュニケーションでき、メール作成の手間も省けます。チャットにもスタンプがありますので、感情なども伝えることができます。
チャットアプリの代表的なものは、チャットワークがあります。
SNSを使う
Facebook、Instagram、Twitter等のSNSで情報発信したり、知人や友人とコミュニケーションできます。
日頃から情報発信していると、自分の活動や考えや興味や専門性などが伝わり、ビジネスのきっかけなどにも繋がっていきます。相手にコメントしたり、コミュニケーションの接触頻度が多いと親密になることができます。
まとめ
PCやスマホなどのITデバイス（端末）を活用するIT活用力（リテラシー）は、ビジネス・仕事の生産性にも大きく影響してきます。
それにも関わらず、会社では、社員のIT活用力（リテラシー）を高める教育研修やスキル診断などはほとんど行っていない状況があり、IT活用力の習得は、個人任せになっているケースがほとんどです。
IT関連企業などITをそもそもサービスにしている会社やIT活用の先進企業では、個人のIT活用力（リテラシー）アップのための教育研修等も整備する企業もありますが、まだ多くの会社では、IT活用力の習得は個人任せになっていることが多いかと思います。
繰り返しになりますが、IT活用力は、仕事の生産性に非常に大きく影響してきます。
今回のプロジェクトでは、仕事の生産性が高い人達が、PCやスマホといったITを仕事にどのように活用しているかというデジタル活用ナレッジを集大成して共有し、社会全体のIT活用力を高めていこうということを目指しています。
有志が経験や知恵を持ち寄り、IT活用法を集合ナレッジとしてまとめ上げることができれば、多くの人に役立つ良いマニュアルを創れるのではないかと思っております。
「仕事の生産性を高めるスマホ活用術」のナレッジ化は、そんな目的から始まったプロジェクトですが、IT活用の用途や内容は幅広く、かなり大きなプロジェクトになりそうだということをあらためて実感しました。
半年、１年とじっくり時間を取りながら、良いものを創り上げていければと思います。
今後もナレッジ化の進捗に合わせて、随時デジタル活用ナレッジの内容や進捗状況などを共有させて頂こうと思います。
ぜひIT活用力を高める参考にして頂ければ幸いです。
あなたのサクセスナビゲーター
伊藤剛志
